Services de transcription

Le Centre de services d’accessibilité aux bibliothèques met à la disposition des étudiants qui y sont admissibles les textes recommandés pour leurs cours ainsi que d’autres documents, dans des formats de substitution, y compris des fichiers PDF compatibles avec des logiciels de lecture d’écran tels que Kurzweil.

Personnes admissibles

Les étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs de l’Université York qui ont été dirigés vers les services de transcription par un conseiller du Centre de consultation psychologique et de services aux personnes handicapées de l’Université York sont admissibles ainsi que les professeurs et les autres membres du personnel de l’Université York recommandés par le bureau de  (Employee Well Being).

Formats de substitution disponibles

Nous fournissons le plus souvent aux étudiants des documents numérisés en format PDF accessibles à l’aide d’outils de reconnaissance optique des caractères (ROC), mais d’autres formats sont disponibles sur le portail électronique de contenus adaptés de Scholars’ Portal, Accessible Content E-Portal (ACE), ou sur  (le Service ontarien des ressources éducatives en format de substitution, un dépôt numérique provincial en ligne qui exige que l’étudiant possède son propre exemplaire du document).

Livraison des documents en format de substitution

Les étudiants peuvent faire la cueillette de documents physiques au Centre des services d’accessibilité aux bibliothèques. Les fichiers électroniques leur sont expédiés par l’entremise de Papyrus, notre système de livraison en ligne qui permet aux étudiants de télécharger facilement les textes assignés pour leur(s) cours. Le système est accessible à l’adresse suivante : https://www.library.yorku.ca/papyrus/.

MODE DE FONCTIONNEMENT DE PAPYRUS

  1. Un avis est envoyé par courriel à l’étudiant dès que le matériel de cours en format de substitution est disponible.
  2. L’avis contient une adresse URL de connexion. L’étudiant est invité à se connecter en utilisant son nom d’utilisateur et son mot de passe Passeport York.
  3. Afin de respecter les exigences en matière de droit d’auteur, le système invite l’étudiant à accepter les CONDITIONS D’UTILISATION (listées ci-dessous).
  4. Une fois les CONDITIONS D’UTILISATION acceptées, une liste de livres et de trousses de cours assignés s’affiche à l’écran.
  5. L’étudiant peut alors, en suivant les instructions, télécharger et ouvrir les fichiers compressés.

Les étudiants qui ont besoin de copies papier des documents (p. ex. des textes en gros caractères ou en braille) peuvent faire la cueillette de leur matériel de cours au Centre de services d’accessibilité des bibliothèques (CSAB).

Les textes numérisés offerts par le CSAB sont réservés à l’usage personnel de l’étudiant et sont protégés par la Loi sur le droit d’auteur. En acceptant les conditions d’utilisation, l’étudiant confirme qu’il comprend ce qui suit :

  1. Il lui est interdit d’imprimer ou de copier les textes ou de les copier à fins de distribution ou de vente ;
  2. Tous les documents numérisés obtenus du CSAB doivent être effacés une fois le cours complété.

Le matériel de cours ne sera envoyé par Papyrus qu’après que l’étudiant ait indiqué son acceptation des conditions d’utilisation.

DURÉE DE LA PÉRIODE D’ACCÈS AU MATÉRIEL

L’URL de connexion à Papyrus demeurera un lien actif au matériel pour toute la durée du cours. Une fois le cours terminé, le lien sera désactivé. L’étudiant devra alors, conformément aux Conditions d’utilisation, effacer tout le matériel téléchargé sur son ordinateur.

Admissibilité à la transcription

Il existe trois types de documents de lecture requis par les étudiants :

  • Textes de lecture obligatoire ;
  • Textes de lecture suggérée ;
  • Autres textes de lecture, à savoir les documents qui ne sont pas prescrits par un professeur.

Les textes « obligatoires » et les textes « suggérés » sont ceux qui sont prescrits par les professeurs pour les cours qu’ils enseignent. La lecture de ces textes est décrite dans le plan de cours comme étant soit obligatoire, soit suggérée, ou est identifiée comme telle dans une lettre adressée directement au CSAB. « Autres textes » se réfère à des documents sélectionnés par les étudiants eux-mêmes dans le but de rédiger une dissertation ou une thèse.

Les lectures affichées dans Moodle en format PDF devraient déjà être accessibles aux étudiants et ces textes ne sont donc pas admissibles à la transcription. Si un document affiché par le professeur n’est pas accessible, l’étudiant doit en informer le professeur. Le CSAB n’a pas accès au compte Moodle des étudiants et n’intervient pas dans la conversion de tels documents sous le format Kurzweil.

Lecture obligatoire

  • Les étudiants doivent identifier les textes pour lesquels ils ont besoin de transcription et en informer le CSAB.
  • Tous les documents figurant au plan de cours en tant que textes de lecture obligatoire et répertoriés dans le catalogue des bibliothèques de York seront fournis aux usagers en format PDF par l’entremise de Papyrus.
  • Tous les documents figurant au plan de cours en tant que textes de lecture obligatoire qui n’apparaissent PAS dans le catalogue des bibliothèques seront achetés par l’étudiant et remis à la bibliothèque, accompagnés d’un reçu attestant l’achat. Si aucun fichier d’éditeur n’est disponible en temps opportun, la bibliothèque détachera la reliure du livre pour accélérer la numérisation. La copie papier sera retournée à l’étudiant.
  • Dans le cas de documents listés sur le plan de cours comme textes de lecture obligatoire et disponibles en ligne en format PDF, la responsabilité d’y accéder directement, à partir de la bibliothèque, incombe à l’étudiant. Dans des situations exceptionnelles, les étudiants devront communiquer avec leur conseiller du Centre de consultation psychologique et de services pour les personnes handicapées afin d’obtenir une lettre d’accommodement et de la remettre au CSAB.

Lecture suggérée

  • Toute demande de transcription de document listé dans le plan de cours en tant que texte de lecture suggérée mais identifié par l’étudiant comme nécessaire doit être approuvée par un responsable du CSAB.
  • La demande sera acceptée si le document figure au catalogue des Bibliothèques de York.
  • Les demandes approuvées pour des livres figurant au plan de cours comme lectures suggérées, mais n’apparaissant pas dans le catalogue des Bibliothèques de York, ne seront traitées qu’après que l’étudiant ait acheté le livre et qu’il l’ait remis à la bibliothèque accompagné d’un reçu attestant l’achat. Si aucun fichier d’éditeur n’est disponible en temps opportun, la bibliothèque détachera la reliure du livre pour accélérer la numérisation. La copie papier sera retournée à l’étudiant.

Autres lectures (recherche)

  • La transcription de ces documents est généralement la responsabilité de l’étudiant. Le CSAB n’acceptera les demandes que si le document est détenu par les bibliothèques de York.
  • L’approbation des demandes de numérisation pour « autres lectures » dépend de la disponibilité des ressources après le traitement des commandes de documents obligatoires et de lectures suggérées de tous les étudiants.
  • Les demandes approuvées pour « autres textes » non listés dans le catalogue des Bibliothèques de York ne seront traitées qu’après que l’étudiant ait acheté le livre et qu’il l’ait remis à la bibliothèque accompagné d’un reçu attestant l’achat. Si aucun fichier d’éditeur n’est disponible en temps opportun, la bibliothèque détachera la reliure du livre pour accélérer la numérisation. La copie papier sera retournée à l’étudiant.
  • Pour les « autres textes » en particulier, les étudiants de deuxième et troisième cycle doivent participer activement au processus de transcription. Ils peuvent avoir à faire la numérisation eux-mêmes ou à la faire effectuer par quelqu’un d’autre, en partie ou complètement, lorsque la bibliothèque ne possède pas les documents.

Accommodement raisonnable

Depuis août 2011, le CSAB se réserve le droit de limiter le nombre de demandes de numérisation des étudiants de deuxième et troisième cycle. Il faudra peut-être établir un horaire de mois en mois pour faire face au volume élevé de demandes de numérisation afin de garantir des services efficaces et équitables à tous les usagers. Des limites seront déterminées en collaboration avec l’élève, le conseiller du Centre de consultation psychologique et de services pour les personnes handicapées et le professeur.

Rôle du plan de cours :

Si un étudiant demande des services de transcription APRÈS le début de la session, ou si un étudiant s’inscrit dans un nouveau cours APRÈS le début de la session, le CSAB doit recevoir un plan de cours avant de traiter la demande.

Si un étudiant demande le service avant le début de la session, le département cherchera à obtenir les listes de livres de la librairie.

Notre engagement

Nous nous engageons à :

  • Envoyer aux étudiants chaque session un avis par courriel les informant du nom de l’assistant de transcription responsable de leur dossier.
  • Commencer le processus d’identification et d’acquisition des documents de lecture quand nous en sommes avisés avant le début de la session.
  • Toujours exiger des étudiants qu’ils nous fournissent une copie du plan de cours.
  • Mettre des scanneurs accessibles à la disposition des étudiants, dans les salles du laboratoire à technologies adaptées.
  • Collaborer avec les étudiants afin d’encourager la communication relative à leurs besoins en média de substitution.

Nos attentes

Les étudiants doivent :

  • Informer le CSAB de leur inscription et de tout changement dans les plus brefs délais.
  • Fournir un plan de cours au CSAB dès qu’ils y ont accès. Une fois les cours commencés et le CSAB informé des transcriptions requises, la transcription ne peut débuter avant que le CSAB ait reçu une copie du plan de cours.
  • S’attendre à des retards s’ils présentent leur demande de services de transcription après le début des cours.
  • Contacter le professeur en ce qui concerne les lectures affichées dans Moodle qui sont inaccessibles
  • Participer activement au processus en communiquant régulièrement avec le personnel pour aider à prioriser les listes de lectures.
  • Nous informer de tout problème d’accès aux documents fournis par le CSAB.
  • Recevoir une formation, au besoin, dans le Laboratoire de services aux personnes ayant des difficultés d’apprentissage, situé dans la salle 1017 du pavillon TEL (Technology Enhanced Learning Building).