Règles de prêt

  1. Généralités
  2. Usagers
  3. Périodes de Prêt
  4. Retour des Documents
  5. Partage des Ressources
  6. Sanctions
  7. Appels

1. GÉNÉRALITÉS

1.1 Les Bibliothèques de l’Université York ont pour mandat de répondre aux besoins d’information des membres du corps professoral, des étudiants et du personnel de l’Université.

1.2 Une bibliothèque universitaire a pour objectif d’offrir un accès efficace à des connaissances publiées. Les règlements, décrits dans les Règles de prêt, sont essentiels pour s’assurer que tous les membres de la communauté de York ont un accès équitable aux collections, aux services et aux installations des bibliothèques. Ces règlements portent sur l’établissement des périodes de prêt, sur les restrictions concernant la circulation de certains documents, sur la définition des privilèges de l’usager et sur la définition de l’accès aux services et aux installations des bibliothèques et de l’utilisation de ceux-ci. Les privilèges varient selon le statut de l’usager et sont accordés sous réserve du respect des règlements des bibliothèques. Le non-respect de ces règlements peut entraîner l’imposition d’amendes, la suspension de privilèges et d’autres sanctions décrites dans les Règles de prêt.

1.3 Pour protéger la vie privée des usagers et leur droit de consulter et d’emprunter des documents, sans que ce droit soit lésé, la politique des Bibliothèques de l’Université York prévoit que l’information concernant les activités des usagers, y compris le matériel utilisé, ne soit divulguée à aucune personne, aucune institution et aucun organisme, sauf si l’application des sanctions l’exige.

1.4 Les Bibliothèques de l’Université York sont ouvertes à tous et quiconque peut consulter les documents s’y trouvant ou demander de l’aide au personnel en ce qui concerne l’utilisation des collections ou des services. Tous les usagers inscrits à la bibliothèque peuvent emprunter des documents pouvant faire l’objet de prêts ordinaires. Les autres privilèges pouvant être accordés comprennent les droits suivants : l’accès à des ressources électroniques, l’emprunt de documents dans les collections en réserve, l’emprunt de documents pour une période de prêt prolongée, l’emprunt par le biais d’un prêt entre bibliothèques (RACER), et l’obtention d’une carte IUBP (Inter-University Borrowing Project).

2. USAGERS

2.1 Il y a deux catégories d’usagers : les usagers de l’Université et les usagers externes.

2.1.1 — Les usagers de l’Université comprennent les membres du corps professoral, les étudiants et le personnel de l’Université York; les membres du corps professoral, les étudiants et le personnel affiliés à l’Université York comme les professeurs et le personnel à la retraite, les instructeurs, les enseignants accompagnateurs, les professeurs auxiliaires, les chercheurs-boursiers de niveau postdoctoral et les professeurs invités.

2.1.2 — Les usagers externes comprennent les membres du corps professoral, les étudiants et le personnel des universités avec lesquelles York a des ententes directes d’emprunt; des personnes comme les diplômés de l’Université York et des membres du public (à l’exception des étudiants des écoles secondaires, des collèges communautaires et des étudiants de premier cycle) qui ont payé des frais annuels; et les autres personnes à qui il a été délivré des cartes dans le cadre de programmes spéciaux. En raison des accords de licence concernant les bases de données, les usagers externes n’ont pas accès à distance aux bases de données d’articles de périodiques ni à certaines revues électroniques. Les usagers externes ne peuvent pas normalement emprunter de documents de la cartothèque (Map Library), de la SMIL (Sound and Moving Image Library), ou des collections en réserve.

2.2 Une carte de bibliothèque valide doit être présentée pour pouvoir emprunter des documents ou obtenir d’autres services de la bibliothèque. La carte de bibliothèque des étudiants de l’Université York est la carte YU. Les cartes de bibliothèque ne sont pas transférables. La personne dont le nom figure sur la carte est responsable de toutes les transactions faites avec la carte. La perte ou le vol d’une carte doit être signalé immédiatement au personnel du comptoir de prêt de n’importe quelle bibliothèque de l’Université York. De plus, la perte d’une carte YU doit être signalée immédiatement au Bureau responsable des cartes YU. Les usagers seront tenus responsables des transactions effectuées avec la carte jusqu’à ce que la perte de la carte soit signalée. Le personnel des bibliothèques vérifie si l’image dans le système de circulation correspond à celle de la personne qui emprunte les documents, mais en cas de non vérification ou d’erreur d’identification, il incombe à l’usager de payer les frais de retard ou les amendes/autres frais. La personne dont le nom figure sur la carte demeure responsable de toutes les transactions faites avec la carte.

3. PÉRIODES DE PRÊT

Les périodes de prêt des documents sont déterminées de manière à ce que tous les membres de la communauté universitaire aient un accès raisonnable à ces documents.

3.1 Documents en circulation

3.1.1 Prêt ordinaire : les livres et les autres documents pouvant faire l’objet d’un prêt ordinaire peuvent être normalement empruntés pour 14 jours. À moins qu’ils ne soient demandés par un autre usager, ces documents peuvent être renouvelés un maximum de six fois par des usagers de l’Université York et deux fois par des usagers externes. Les documents réservés par plus d’un usager sont prêtés uniquement pour 7 jours et ne peuvent pas être renouvelés.

3.1.2 Prêt de documents des collections en réserve : les livres et autres documents se trouvant dans les collections en réserve peuvent être normalement empruntés par les usagers de l’Université pour des périodes allant de deux heures à trois jours, tel que déterminé par chaque service responsable des réserves. Ces documents ne peuvent pas être renouvelés.

3.1.3 Prêt prolongé : les membres du corps professoral, les étudiants de deuxième et de troisième cycle et les associés de recherche peuvent garder pendant 100 jours des documents pouvant faire l’objet de prêts ordinaires et provenant des bibliothèques Scott, Steacie, Frost et de la bibliothèque de droit. Les documents de la bibliothèque Bronfman Business Library, de la collection de publications gouvernementales et de la bibliothèque Frost – qui font l’objet de prêts ordinaires – ne peuvent pas être empruntés pour une période prolongée. À moins qu’ils ne soient demandés par un autre usager, ces documents peuvent être renouvelés deux fois. Les documents faisant l’objet d’un prêt prolongé peuvent être rappelés.

3.1.4 Limite des prêts : les membres du corps professoral et les étudiants de deuxième et de troisième cycle peuvent emprunter un maximum de 80 documents en tout temps; la limite est de 50 documents pour les étudiants de premier cycle et de 15 documents pour les usagers externes.

3.1.5 Renouvellement : les usagers peuvent renouveler en ligne les documents en circulation (à l’exception des documents des collections en réserve), en utilisant leur compte « My Library Account ». Lors des renouvellements en ligne, il incombe à l’usager de vérifier que le renouvellement a bien été effectué. Il se peut que le renouvellement ne soit pas possible en raison du dépassement du nombre de renouvellements autorisés, de demandes par d’autres usagers, d’amendes, etc. Les nouvelles dates de retour peuvent être vérifiées en utilisant la fonction « Check My Library account status ».

3.2. Documents qui ne sortent pas : les revues, actuelles ou anciennes (reliées ou non), ne sortent pas des bibliothèques. Chaque bibliothèque de l’Université York possède aussi d’autres documents qui ne circulent pas, comme les ouvrages de référence, les livres rares, les documents d’archives et les recueils d’arrêts. La bibliothèque SMIL (Sound and Moving Image Library), la cartothèque (Map Library) et la collection de documents microtextes dans la bibliothèque Scott ont des politiques de prêt restreintes. Les détails de ces politiques se trouvent dans les Règles de prêt. Certains documents qui ne sortent pas normalement peuvent être sortis pour une période de prêt limitée si la demande en est faite au responsable de la bibliothèque et que celui-ci y consent.

4. RETOUR DES DOCUMENTS

4.1 Les documents doivent être retournés au plus tard à la date et/ou à l’heure d’échéance. Les documents trouvés dans les rayons – et qui ne sont pas magnétisés – sont considérés comme retournés le jour où ils sont trouvés.

4.2 Tous les documents, à l’exception de ceux qui sont indiqués plus bas, peuvent être retournés au comptoir de prêt des bibliothèques de l’Université York ou dans les boîtes de dépôt de livres. Les documents empruntés dans les collections en réserve, la SMIL et par le biais du Partage de ressources doivent être retournés là où ils ont été empruntés. Les cartes doivent être retournées à la cartothèque (Map Library) ou au comptoir de prêt de la bibliothèque Scott si la cartothèque est fermée. Pour les usagers du campus Glendon, les documents provenant des collections en réserve, des prêts entre bibliothèques (RACER) et de la cartothèque doivent être retournés au comptoir de prêt de la bibliothèque Frost. Dans ces cas, les dates et heures initiales d’échéance demeurent en vigueur.

4.3 Des avis sont envoyés quand les documents arrivent à échéance, sont en retard ou sont demandés par un autre usager. Même s’il ne reçoit pas les avis qui lui sont envoyés, l’usager demeure assujetti aux amendes ou aux sanctions qui lui sont imposées.

5. PARTAGE DES RESSOURCES

5.1 Prêt entre bibliothèques : les Bibliothèques de l’Université York s’efforcent de localiser et d’emprunter, pour le compte d’usagers autorisés, des documents qui ne sont pas disponibles à York. Des frais pourraient être facturés pour ce service et des sanctions appliquées si les documents faisant l’objet d’un prêt entre bibliothèques ne sont pas retournés.

5.2 Emprunt direct : l’Université York a des ententes d’emprunts réciproques avec les membres de l’Ontario Council of University Libraries (OCUL), du Conseil des bibliothèques universitaires de l’Atlantique (CAUL/CBUA), de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPEQ), et du Council of Prairie and Pacific University Libraries (COPPUL). Pour plus de détails, veuillez consulter l’Entente sur la réciprocité du privilège d’emprunt direct de documents dans les bibliothèques universitaires canadiennes à www.curba.ca.

5.2.1 Carte IUBP (Inter-University Borrowing Project), Carte CREPUQ, Carte de présentation/Introductory Card : les membres du corps professoral et les étudiants de deuxième et de troisième cycle de l’Université York peuvent faire une demande de carte IUBP (Inter-University Borrowing Project). Celle-ci peut être utilisée dans les universités participantes du Québec. Les cartes IUBP sont émises – et renouvelées – aux usagers en règle des Bibliothèques de l’Université York.

6. SANCTIONS

En cas de non-respect des Règles de prêt, des sanctions – comprenant des amendes, des frais pour le remplacement de documents ou la suspension de privilèges offerts par les bibliothèques – pourraient être appliquées.

6.1 Montants des amendes

6.1.1 Le montant des amendes est calculé en fonction de la date du retour ou du renouvellement des documents en retard. Bien que les documents ne doivent pas être retournés les jours de fermeture des bibliothèques, les amendes pour les documents en retard s’accumulent. Le montant maximal de l’amende pour retard est de 25 $ par document pour les prêts ordinaires et de 100 $ par document pour les prêts de documents provenant des collections en réserve. Le paiement des amendes n’est pas remboursable.

6.1.2 Montant des amendes pour les documents sur les rayons, retournés en retard : 0,50 $ par jour jusqu’à un maximum de 25 $ par document. Montant des amendes pour les documents en retard ayant été rappelés : 1 $ par jour jusqu’à un maximum de 25 $ par document. Montant des amendes pour les documents en retard prêtés sur une base horaire, jusqu’au lendemain matin ou pour une fin de semaine; pour les documents en réserve dans la bibliothèque de droit; et pour les films et les disques compacts : 3 $ par heure (complète ou entamée) jusqu’à un maximum de 100 $ par article. Le montant des amendes pour les documents réservés à la journée, qui sont retournés en retard : 5 $ par jour jusqu’à un maximum de 100 $ par document.

6.1.3 Les privilèges d’emprunt sont suspendus quand un usager a des documents en retard ou des frais à payer. Ils sont suspendus immédiatement pour les usagers universitaires ayant des frais de 25 $ ou plus à payer, et pour les usagers externes qui doivent 5 $ ou plus. Les frais de 25 $ pour les usagers universitaires et de 5 $ pour les usagers externes comprennent les amendes impayées et les frais qui s’accumulent pour les documents en retard qui n’ont pas encore été retournés.

6.1.4 Des frais de 40 $ seront exigés pour les chèques retournés par la banque.

6.2 Documents perdus ou endommagés : les documents perdus ou endommagés doivent être signalés au service de prêt approprié. Les documents sont considérés comme perdus – et des frais de remplacement sont facturés – 15 jours après la date d’échéance pour les documents de la réserve, et 50 jours après cette date pour les documents sur les rayons. Les usagers qui perdent des documents ou omettent de les retourner, ou qui retournent des documents endommagés, doivent payer des frais de 60 $ pour couvrir le coût de remplacement du document, des frais de service de 15 $, plus toute amende non payée. Au lieu de payer des frais de remplacement de 60 $, il peut être possible – après consultation avec du personnel de la bibliothèque – d’acheter un nouvel exemplaire acceptable du document. Les frais de service ne sont pas remboursés si un livre est retrouvé et retourné après que les frais de remplacement ont été facturés. Les frais sont fixés chaque année par le bibliothécaire de l’Université. Tous les documents restent la propriété des Bibliothèques de l’Université York.

6.3 Sanctions supplémentaires : les sanctions supplémentaires suivantes peuvent être appliquées s’il y a lieu : l’Université peut refuser de remettre à l’étudiant ses relevés de notes, ou ne pas l’autoriser à s’inscrire à des cours ou à recevoir son diplôme. Les diplômés potentiels ayant des frais impayés de 25 $ ou plus pourraient ne pas être autorisés à obtenir leur diplôme tant que ces frais ne sont pas payés.

7. APPELS

7.1 Les demandes de renseignements concernant l’application des Règles de prêt peuvent être adressées au service de prêt approprié. Elles seront examinées et on y répondra si la demande a été soumise par écrit dans les 60 jours suivant la date d’échéance du ou des documents.

7.2 Tous les usagers peuvent faire appel de la décision d’imposer des amendes ou des sanctions.

7.3 Le processus d’appel peut comprendre trois étapes. À chaque étape, l’usager a la possibilité de demander à ce que la décision soit revue par la personne ou par le comité responsable de l’imposition des amendes ou des sanctions. À chaque étape, l’usager a aussi la possibilité de fournir des renseignements supplémentaires pour aider l’examinateur chargé du cas. Le personnel de la bibliothèque apportera un soutien à l’usager à chaque étape du processus.

Les étapes du processus de requête/d’appel sont les suivantes :

i. Requête : adressée au responsable ou à la personne désignée du service de prêt concerné
ii. Appel – étape 1 : au responsable de la bibliothèque/du service concerné
iii. Appel – étape 2 : au bibliothécaire de l’Université/bibliothécaire de droit