1. GÉNÉRALITÉS
1.1 Les Bibliothèques de l’Université York ont pour mandat de répondre aux besoins d’information des membres du corps enseignant, des étudiants et du personnel de l’Université.
1.2 Une bibliothèque universitaire a pour objectif d’offrir un accès efficace à des connaissances publiées. Les règlements, décrits dans les Règles de prêt, sont essentiels pour s’assurer que tous les membres de la communauté de York ont un accès équitable aux collections, aux services et aux installations des bibliothèques. Ces règlements portent sur l’établissement des périodes de prêt, sur les restrictions concernant la circulation de certains documents, sur la définition des privilèges de l’usager et sur la définition de l’accès aux services et aux installations des bibliothèques et de l’utilisation de ceux-ci. Les privilèges varient selon le statut de l’usager et sont accordés sous réserve du respect des règlements des bibliothèques. Le non-respect de ces règlements peut entraîner l’imposition d’amendes, la suspension de privilèges et d’autres sanctions décrites dans les Règles de prêt.
1.3 Pour protéger la vie privée des usagers et leur droit de consulter et d’emprunter des documents, sans que ce droit soit lésé, la politique des Bibliothèques de l’Université York prévoit que l’information concernant les activités des usagers, y compris le matériel utilisé, ne soit divulguée à aucune personne, aucune institution et aucun organisme, sauf si l’application des sanctions l’exige.
1.4 Les Bibliothèques de l’Université York sont ouvertes à tous et quiconque peut consulter les documents s’y trouvant ou demander de l’aide au personnel en ce qui concerne l’utilisation des collections ou des services. Tous les usagers inscrits à la bibliothèque peuvent emprunter des documents pouvant faire l’objet de prêts ordinaires. Les autres privilèges pouvant être accordés comprennent les droits suivants : l’accès à des ressources électroniques, l’emprunt de documents dans les collections en réserve, l’emprunt de documents pour une période de prêt prolongée, l’emprunt par le biais d’un prêt entre bibliothèques (RACER), et l’obtention d’une carte IUBP (Inter-University Borrowing Project).
2. USAGERS
2.1 Il y a deux catégories d’usagers : les usagers de l’Université et les usagers externes.
2.1.1 — Les usagers de l’Université comprennent les membres du corps professoral, les étudiants et le personnel de l’Université York; les membres du corps professoral, les étudiants et le personnel affiliés à l’Université York comme les professeurs et le personnel à la retraite, les instructeurs, les enseignants accompagnateurs, les professeurs auxiliaires, les chercheurs-boursiers de niveau postdoctoral et les professeurs invités.
2.1.2 — Les usagers externes comprennent les membres du corps professoral, les étudiants et le personnel des universités avec lesquelles York a des ententes directes d’emprunt; des personnes comme les diplômés de l’Université York et des membres du public (à l’exception des étudiants des écoles secondaires, des collèges communautaires et des étudiants de premier cycle) qui ont payé des frais annuels; et les autres personnes à qui il a été délivré des cartes dans le cadre de programmes spéciaux. En raison des accords de licence concernant les bases de données, les usagers externes n’ont pas accès à distance aux bases de données d’articles de périodiques ni à certaines revues électroniques. Les usagers externes ne peuvent pas normalement emprunter de documents de la cartothèque (Map Library), de la SMIL (Sound and Moving Image Library), ou des collections en réserve.
2.2 Une carte de bibliothèque valide doit être présentée pour pouvoir emprunter des documents ou obtenir d’autres services de la bibliothèque. La carte de bibliothèque des étudiants de l’Université York est la carte YU. Les cartes de bibliothèque ne sont pas transférables. La personne dont le nom figure sur la carte est responsable de toutes les transactions faites avec la carte. La perte ou le vol d’une carte doit être signalé immédiatement Bureau responsable des cartes YU. Les usagers seront tenus responsables des transactions effectuées avec la carte jusqu’à ce que la perte de la carte soit signalée. Le personnel des bibliothèques vérifie si l’image dans le système de circulation correspond à celle de la personne qui emprunte les documents, mais en cas de non vérification ou d’erreur d’identification, il incombe à l’usager de payer les frais de retard ou les amendes/autres frais.
3. PÉRIODES DE PRÊT
Les périodes de prêt des documents sont déterminées de manière à ce que tous les membres de la communauté universitaire aient un accès raisonnable à ces documents.
3.1 Documents en circulation
3.1.1 Prêt ordinaire : les livres et les autres documents pouvant faire l’objet d’un prêt ordinaire peuvent être normalement empruntés pour 120 jours par les membres du corps enseignant, les étudiants des cycles supérieurs, les étudiants de premier cycle et les membres du personnel. À moins qu’ils ne soient demandés par un autre usager, ces documents peuvent être renouvelés de façon illimitée.
3.1.2 Prêt de documents de la réserve de cours : les livres et autres documents se trouvant dans les collections en réserve peuvent être normalement empruntés par les usagers de l’Université pour des périodes allant de 24 heures à 3 heures , tel que déterminé par chaque service responsable de la réserve de cours. Ces documents ne peuvent pas être renouvelés.
3.1.3 Limite des prêts : les membres du corps enseignant , les étudiants de cycles supérieurs, les étudiants de premier cycle et les membres du personnel peuvent emprunter un maximum de 500 documents en tout temps; la limite est de 15 documents pour tous les autres usagers.
3.1.4 Renouvellement : les usagers peuvent renouveler en ligne les documents en circulation (à l’exception des documents des collections en réserve), en utilisant leur compte « Mon compte de bibliothèque ». Lors des renouvellements en ligne, il incombe à l’usager de vérifier que le renouvellement a bien été effectué. Il se peut que le renouvellement ne soit pas possible en raison du dépassement du nombre de renouvellements autorisés, de demandes par d’autres usagers, d’amendes, etc.
3.2 Rappels: Les documents prêtés à un autre usager peuvent être rappelés à tout moment. Si un document est rappelé, la date de retour est 7 jours après la date du rappel; lorsqu’un document rappelé est emprunté, la date de retour est 7 jours après la date d’emprunt. Vous recevrez une notification par courriel indiquant tout changement de date de retour.
3.2.1 Documents qui ne sortent pas : les revues, actuelles ou anciennes (reliées ou non), ne sortent pas des bibliothèques. Également, chaque bibliothèque de l’Université York possède d’autres documents qui ne circulent pas, tels les ouvrages de référence, les livres rares, les documents d’archives et les recueils juridiques, les status et les sommaires de la jurisprudence. La bibliothèque SMIL (Sound and Moving Image Library), la cartothèque (Map Library) et la collection de documents microtextes de la bibliothèque Scott ont des politiques de prêt restreintes. Les détails de ces politiques se trouvent dans les Règles de prêt.
4. RETOUR DES DOCUMENTS
4.1 Les documents doivent être retournés au plus tard à la date et/ou à l’heure d’échéance. Les documents trouvés dans les rayons – et qui ne sont pas magnétisés – sont considérés comme retournés le jour où ils sont trouvés.
4.2 Tous les documents, à l’exception de ceux qui sont indiqués plus bas, peuvent être retournés au comptoir de prêt des bibliothèques de l’Université York ou dans les boîtes de dépôt de livres. Les documents empruntés dans les collections en réserve et par le biais du Partage de ressources doivent être retournés là où ils ont été empruntés. Les cartes et les matériaux de la SMIL doivent être retournées au comptoir de prêt de la bibliothèque Scott. Pour les usagers du campus Glendon, les documents provenant des collections en réserve, des prêts entre bibliothèques (RACER) et de la cartothèque doivent être retournés au comptoir de services de la bibliothèque Frost. Dans ces cas, les dates et heures initiales d’échéance demeurent en vigueur.
4.3 Des avis sont envoyés quand les documents arrivent à échéance, sont en retard ou sont demandés par un autre usager. Même s’il ne reçoit pas les avis qui lui sont envoyés, l’usager demeure assujetti aux amendes ou aux sanctions qui lui sont imposées.
5. PARTAGE DES RESSOURCES
5.1 Prêt entre bibliothèques : les bibliothèques de l’Université York s’efforcent de localiser et d’emprunter des documents qui ne sont pas disponibles à York, pour le compte d’usagers autorisés. Des frais pourraient être facturés pour ce service et des sanctions appliquées si les documents faisant l’objet d’un prêt entre bibliothèques ne sont pas retournés.
5.2 Emprunt direct : l’Université York a des ententes d’emprunts réciproques avec les membres de l’Ontario Council of University Libraries (OCUL), du Conseil des bibliothèques universitaires de l’Atlantique (CAUL/CBUA), de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPEQ), et du Council of Prairie and Pacific University Libraries (COPPUL). Pour plus de détails, veuillez consulter l’Entente sur la réciprocité du privilège d’emprunt direct de documents dans les bibliothèques universitaires canadiennes à www.curba.ca.
5.2.1 Carte IUBP (Inter-University Borrowing Project), Carte CREPUQ, Carte de présentation/Introductory Card : les membres du corps enseignant et les étudiants de cycles supérieurs de l’Université York peuvent faire une demande de carte IUBP (Inter-University Borrowing Project). Celle-ci peut être utilisée dans les universités participantes du Québec. Les cartes IUBP sont émises – et renouvelées – aux usagers en règle des Bibliothèques de l’Université York.
6. SANCTIONS
En cas de non-respect des Règles de prêt, des sanctions – comprenant des amendes, des frais pour le remplacement de documents ou la suspension de privilèges offerts par les bibliothèques – pourraient être appliquées.
6.1 Montants des amendes
6.1.1 Le montant des amendes est calculé en fonction de la date du retour ou du renouvellement des documents en retard. Bien que les documents ne doivent pas être retournés les jours de fermeture des bibliothèques, les amendes pour les documents en retard s’accumulent. Le montant maximal de l’amende pour retard est de 56,00 $ par document pour les prêts ordinaires et de 100 $ par document pour les prêts de documents provenant de la réserve de cours. Le paiement des amendes n’est pas remboursable.
6.1.2 Amendes/Frais:
| Prêts ordinaires en retard | Pas d’amende |
| Médias en retard (p. ex. films, disques) | Pas d’amende |
| Périodiques reliés en retard | Pas d’amende |
| Bibliothèques de l’Université York - Prêts rappelés en retard | Prêts ordinaires : 4,00 $/jour, maximum de 56 $ Médias et cartes : 10 $/jour, maximum de 100 $ |
| Bibliothèques de l’Université York - Documents en réserve en retard | Prêt de 24 h : 5,00 $/jour, maximum de 100$
Prêt de <24 h : 3,00 $/heure, maximum de 100$ |
| Bibliothèque Osgoode Hall Law - Documents en réserve en retard | Core : 15,00 $/jour, maximum de 100$
Réserve : 3,00 $/heure, maximum de 100$ Équipment/Accessoires : 3,00 $/heure, maximum de 100 $ |
6.1.3 Les privilèges d’emprunt sont suspendus quand un usager a des documents en retard et/ou des frais à payer. Ils sont suspendus immédiatement pour les usagers universitaires ayant des frais de 25 $ ou plus à payer, et pour les usagers externes qui doivent 5 $ ou plus. Les frais de 25 $ pour les usagers universitaires et de 5 $ pour les usagers externes comprennent les amendes impayées et les frais qui s’accumulent pour les documents en retard qui n’ont pas encore été retournés.
6.1.4 Des frais de 40 $ seront exigés pour les chèques retournés par la banque.
6.2 Documents perdus ou endommagés : les documents perdus ou endommagés doivent être signalés au service de prêt approprié. Les documents sont considérés comme perdus – et des frais de remplacement sont facturés – 15 jours après la date de retour pour les documents de la réserve, et 30 jours après cette date pour les documents de prêts ordinaires. Les usagers qui perdent des documents ou omettent de les retourner, ou qui retournent des documents endommagés, doivent payer des frais de 125,00 $ pour couvrir le coût de remplacement du document, plus toute amende non payée. Au lieu de payer des frais de remplacement de 125,00 $, il peut être possible – après une consultation avec le personnel de la bibliothèque – d’acheter un nouvel exemplaire acceptable du document. Tous les documents restent la propriété des bibliothèques de l’Université York.
6.3 Sanctions supplémentaires : les sanctions supplémentaires suivantes peuvent être appliquées s’il y a lieu : l’Université peut refuser de remettre à l’étudiant ses relevés de notes, ou ne pas l’autoriser à s’inscrire à des cours ou à recevoir son diplôme. Les diplômés potentiels ayant des frais impayés de 25 $ ou plus pourraient ne pas être autorisés à obtenir leur diplôme tant que ces frais ne sont pas payés.
7. APPELS
7.1 Les demandes de renseignements concernant l’application des Règles de prêt peuvent être adressées au service de prêt approprié. Elles seront examinées et on y répondra si la demande a été soumise par écrit dans 60 jours.
7.2 Tous les usagers peuvent faire appel de la décision d’imposer des amendes ou des sanctions.
7.3 Le processus d’appel peut comprendre trois étapes. À chaque étape, l’usager a la possibilité de demander à ce que la décision soit revue par la personne ou par le comité responsable de l’imposition des amendes ou des sanctions. À chaque étape, l’usager a aussi la possibilité de fournir des renseignements supplémentaires pour aider l’examinateur chargé du cas. Le personnel de la bibliothèque apportera un soutien à l’usager à chaque étape du processus.
Les étapes sont les suivantes :
i. Requête : adressée au membre du personnel du departement concerné
ii. Appel – étape 1 : au gestionnaire de la bibliothèque/du département
iii. Appel – étape 2 : au doyen(n)(e) de l’Université/bibliothécaire de droit en chef